Новый год принесет отечественным бизнесменам немало новых хлопот. Ведь с 1 января 2022 года физические лица — предприниматели (ФЛП, по-украински — ФОП) обязаны при поведении продаж применять регистраторы расчетных операций (РРО) или программные регистраторы расчетных операций (ПРРО). Как пояснили в Государственной налоговой службе, за нарушение порядка расчетов с нового года предпринимателям грозит штраф в размере 100% от суммы проданной с нарушением продукции.
Для десятков тысяч людей, занимающихся мелким бизнесом, начало использования кассовых аппаратов сопряжено с множеством трудностей. Какой вариант расчетного регистратора выбрать? Как проводить отчетность? Да и у многих потребителей, привыкших к бумажным товарным чекам, введение электронных чеков вызывает непонимание.
О том, как изменится порядок расчетов и какие кассовые аппараты выгоднее использовать, «ФАКТАМ» рассказала бухгалтер и налоговый консультант компании по автоматизации кафе и ресторанов Poster Ольга Пушко.
— Уже с нового года гораздо большему количеству предпринимателей придется использовать различные «кассовые аппараты». Готовы ли они технически к изменению порядка расчетов?
— Сейчас классические регистраторы — кнопочные кассовые аппараты или фискальные принтеры — использует бизнес с годовым оборотом в 1 миллион гривен и выше, а также бизнес, торгующий подакцизными товарами. Соответственно, с 1 января для таких предпринимателей глобально ничего не меняется — им не надо проводить технический апгрейд и докупать новое оборудование, они могут и дальше использовать «железные» регистраторы расчетных операций (РРО).
А вот малому и среднему бизнесу нужно будет купить дополнительное оборудование или программы, чтобы соответствовать законодательным требованиям с 1 января. На «железное» РРО придется потратить от 6 до 20 тысяч гривен, плюс 200−300 грн на ежемесячное обслуживание. Программное РРО будет дешевле — от бесплатного государственного решения до 100−200 грн в месяц за программы сторонних поставщиков.
— Более года назад было разрешено использовать программные регистраторы расчетных операций. Расскажите подробнее, что такое ПРРО, какие виды существуют и используются украинскими предпринимателями?
— ПРРО — это программа для смартфона, планшета или ноутбука, которая дает возможность работать без «железных» фискальных регистраторов. Есть бесплатная версия ПРРО от налоговой для Android и Windows или платная от сторонних производителей.
Платные решения можно условно разделить на два типа. Это устройства 3 в 1 — принтер, терминал с предустановленной программой «пРРосто» или подобным минимальным софтом. По функционалу они недалеко ушли от кнопочных касс. Цена на такие устройства начинается от 4−5 тысяч грн.
А есть ПРРО в связке с системой автоматизации заведений и магазинов. Например, система учета заведений Poster может работать уже сейчас без лишнего фискального принтера как программный РРО, отправляя все данные сразу в «облако». Цена программного РРО от Poster — 1 200 грн в год за одну кассу.
В зависимости от формата работы предприниматель может зарегистрировать один из нескольких типов ПРРО: «стационарный», «передвижной», «касса самообслуживания» или «интернет-торговля».
— Как именно происходит фискальная регистрация расчетной операции при использовании ПРРО?
— Когда кассир пробивает чек, данные автоматически отправляются на сервер налоговой. В конце дня кассир формирует в программе Z-отчет — сводку всех продаж за день — и отправляет его онлайн в налоговую.
— А как покупатель получает чек при использовании ПРРО?
— Если гость попросил фискальный чек, то заведение, которое работает с ПРРО, может отправить его несколькими способами: смс на мобильный телефон гостя, на email гостя или распечатать на обычном термальном принтере. Гость может проверить чек по QR-коду на сайте ДПС.
— Что выгоднее использовать предпринимателям — РРО или ПРРО?
— Для малого и среднего бизнеса «облачные» регистраторы — более простой способ соответствовать будущим законодательным требованиям. Тем, кто не заинтересован в учете своего бизнеса, а хочет просто соответствовать закону «для галочки», будет достаточно вести продажи в бесплатной «пРРОсто» или устройствах 3 в 1.
Тем же, кто хочет использовать законодательные требования, как возможность для апгрейда бизнеса, будет интересно подключить ППРО в связке с системой автоматизации бизнеса. Такие системы помогут с мониторингом продаж, управлением системой лояльности, взаимодействии с клиентами. Они — хороший инструмент для борьбы с воровством: отслеживают подозрительные транзакции и позволяют проверять остатки продукции на складе. Некоторые системы автоматизации предлагают полноценную аналитику — например, подсказки о нехватке товара. Скажем, если в кофейне заканчивается молоко, то система заранее напомнит о необходимости закупки.
— Какие есть плюсы и минусы при использовании РРО или ПРРО?
— Для начала рассмотрим преимущества ПРРО. В первую очередь это цена. «Железный» фискальный аппарат стоит 6−20 тысяч грн. Еще около 200−300 грн в месяц обойдется обслуживание такого регистратора. В случае же с программным РРО все расходы — около 100−200 грн в месяц за использование облачного сервиса.
Еще один важный момент — поддержка обновлений. После очередных изменений в законодательстве фискальные регистраторы нужно перепрошить. Это тоже не бесплатно, к тому же нужно отстоять в очереди. Тогда как программные РРО обновляются онлайн. Один из наших клиентов использует «железный» регистратор МІНІ-ФП. Его нужно было перепрошить до 1 октября. Ресторатор подал заявку в конце сентября и ждал свою очередь около трех недель. С онлайн-кассами таких проблем нет.
Еще один нюанс, это регистрация. Чтобы начать использовать физический РРО, нужно проделать ряд действий: заключить договор с Центром сервисного обслуживания, настроить и опломбировать устройство, а также получить свидетельство о регистрации от налоговиков. Все это в среднем занимает около пяти рабочих дней. Регистрация же ПРРО проходит онлайн и занимает пару дней — нужно скачать приложение и зарегистрировать предприятие.
Для небольших заведений ПРРО еще интересен тем, что экономит место: нет необходимости ставить дополнительные фискальные принтеры. Кроме того, при работе с ПРРО есть возможность печатать не только бумажные чеки, но и отправлять электронные чеки по смс или на email гостя.
Важным фактором является возможность офлайн-работы. В отличие от классических РРО, программные могут работать в офлайн-режиме. Нет необходимости выписывать чеки вручную: как только появится интернет, данные автоматически отправятся в налоговую. Но пока не все разработчики коммерческого ПРРО запустили возможность офлайн-работы из-за сложностей с интеграцией с налоговой. Но часть уже предлагает такую возможность. Так, например, в программном РРО от Poster уже можно работать в офлайн-режиме.
При этом срок работы без интернета у РРО немного больше — до 7 суток. У ПРРО эта возможность всего до 36 часов, но не больше чем 168 часов в месяц.
А теперь рассмотрим недостатки ПРРО. Главная проблема это «падение» серверов налоговой службы. Иногда чеки не фискализируются из-за проблем на стороне налоговой, когда серверы перегружены. По словам наших клиентов, пока это бывает пару раз в месяц. В этом случае предпринимателям нужно подождать и предпринять еще одну попытку спустя пару часов.
Как видите, оба варианта проведения расчетных операций имеют свои плюсы и минусы. Но выбор остается за предпринимателем, — подытожила Ольга Пушко.
Стоит напомнить, что в 2022 году для физических лиц — предпринимателей установлены новые суммы единого налога и единого социального взноса. Связано это с тем, что в бюджете-2022 заложены новые размеры минимальной зарплаты и прожиточного минимума, а значит, налоговые отчисления повысятся аналогично.